Ventajas del uso del correo electrónico

El correo electrónico sigue siendo una herramienta básica para muchas empresas.

Por defecto, el empresario autónomo tiene la obligación de estar en contacto directo con su negocio casi permanentemente. Y el correo electrónico o email se ha consolidad como la herramienta principal de los trabajadores por cuenta propia.

El correo electrónico es una herramienta muy importante para una buena gestión de los negocios; de hecho, en los últimos años ha ido adquiriendo una gran importancia. Tiene enormes ventajas:

  • Es rápido
  • Permite enviar todo tipo de archivos
  • El envío lo puedes hacer desde cualquier lugar y en cualquier momento
  • Es económico
  • Es ecológico

Sin embargo, hay en algunas empresas que el email se ha convertido en un cuello de botella para la productividad. De ahí la importancia de tener buenas prácticas. Para que esto no ocurra es necesario que se adquieran buenos hábitos: La redacción de los correos es muy imperante. Ésta tiene que ser clara, sencilla y que cumpla con su objetivo. Si bueno y breve, dos veces buenos. Un buen asunto con una redacción clara y sencilla ahora mucho tiempo.

Otro de los aspectos que hay que tener en cuenta es el uso de los protocolos. Aún hoy se siguen utilizando muchos protocolos POP, que antes eran muy útiles, pero ahora que el correo se descarga en dispositivos móviles ha dejado de serlo. Hoy en día se necesita un correo ágil, de hecho, es posible que ya no se necesiten ni gestores como Outlook, si no cuenta que den otra funcionalidad como puedan ser las de Google APPS o crear cuentas de correo con Exchange online para las pequeñas organizaciones. Otra recomendación para las empresas, para los negocios, para que estos mejoren su productividad es la sincronización entre calendario, contactos, elementos recibidos y enviados, y que esto siempre esté a mano, independientemente de que lo hayas guardado en el PC o el móvil o tablet. Otro aspecto muy importante y que hace poco comentábamos con una infografía es el tema de la seguridad. Por el mail entran muchos virus y estafas…

El correo es un arma muy utilizada para los ataques para el ransomware. Otro aspecto que implica una pérdida sustancial de tiempo es la búsqueda de mensajes antiguos. Por alguna extraña razón utilizamos el email como una base de datos y un archivo lo que ralentiza su funcionamiento. Punto y aparte está la recepción de notificaciones… Tal ha sido el lastre para algunas empresas que están optando por utilizar aplicaciones de mensajería instantánea, redes sociales corporativas o similares a nivel interno… que permiten una comunicación mucho más ágil. Hagamos una buena gestión y uso de esta herramienta y disfruten de sus enormes ventajas.

Fuente: Comunicae