Las facturas, ¿cuánto tiempo tengo que conservarlas?

Emitir una factura, una obligación a expedir y conservar

 

 

 

Para un autónomo, además de ser una obligación, emitir facturas es lo más normal del mundo. Esto no quita para que sea una tarea aburrida y que te quite tiempo de trabajo real. Pero las facturas son documentos legales que como autónomo tienes la obligación de expedir a tus clientes y de conservarlas durante un tiempo determinado.

Además, las facturas son fe de que has realizado un trabajo determinado y que has cobrado por él, repercutiendo un IVA y aplicando la retención de IRPF correspondiente.

Y volviendo al tiempo, Hacienda establece que se deben conservar 4 años los documentos asociados al IVA, y 5 los asociados al IRPF, y el Código de Comercio indica que todo documento relacionado con una transacción comercial debe conservarse un mínimo de 6 años.

Por lo tanto, conservar esta documentación es necesario por si en un futuro Hacienda decide hacerte una inspección y, además, te protege frente a conflictos legales.

 

¿Cuáles son las facturas que debes conservar?

 

Como autónomo, tu obligación es conservar todas las facturas que emites, y también las que has recibido. También tiene la obligación de guardar los albaranes junto con sus correspondientes facturas, cuando en ellas haces referencia a los albaranes, siendo la primera un resumen de ellos pero sin especificar su contenido. Si la factura recopila toda la información de las operaciones que se han realizado, no es necesario que conserves los albaranes.

 

Qué recomienda el Código de Comercio

 

Como hemos dicho anteriormente, el Código de Comercio establece 6 años para guardar las facturas, y textualmente dice que “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros”.

Por lo tanto, lo conveniente será que guardes las facturas durante 6 años cuando registren una transacción comercial, y 5 años cuando se trate de otro tipo de servicio, ya que forman parte del registro del IRPF.

En el caso de que se trate de una empresa sin actividad o ya disuelta, también estás obligado a guardar toda la documentación. Si Inspección determina que quiere analizar los documentos de tu negocio ya cerrado, debes presentar toda la información solicitada. De no ser tendrás que hacer frente a consecuencias legales.

Pero existen excepciones que pueden obligarte a guardar las facturas aun por más tiempo:

  • Las facturas de inmovilizado deberán guardarse mientras se estén practicando amortizaciones.
  • Los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben atenerse a un plazo más amplio si está aplicando compensación de bases imponibles negativas. En cuyo caso, el plazo ascenderá hasta los 10 años desde que se produce el resultado negativo.

 

¿Formato digital o impreso?

 

La Agencia Tributaria establece que “los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos”. Por lo tanto, no estás obligado a guardar en papel las facturas emitidas o recibidas de manera electrónica.

 

Fuente: Mas Autónomo