La factura proforma. Qué es, cómo y cuándo la emites

Factura Proforma

 

 

Una factura proforma es una “factura borrador” que se envía a un cliente con los detalles que posteriormente incluirá la factura para informar de estos al cliente. Las facturas proforma no se registran como cuentas por cobrar por el vendedor ni están registradas como cuentas por pagar por el comprador, y no tienen validez fiscal.

La factura proforma se emplea, habitualmente, en tres casos:

  1. Suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación.
  2. Se puede emitir para que tu cliente conozca los detalles del trabajo o producto que demanda. Si acepta, cambiarás esta factura por una ordinaria.
  3. Sirve como justificación y/o compromiso cuando se solicitan subvenciones o algún tipo de financiación a alguna entidad.

 

Requisitos para que sea una factura proforma

Para que una factura sea proforma deberá cumplir unas condiciones:

  1. Contener bien visible la palabra “proforma”.
  2. Tus datos como proveedor.
  3. Los datos de tu cliente.
  4. La descripción del producto o servicio que ofertes, la cantidad y el precio por unidad y el total.

 

Qué información tiene una factura proforma

Una factura proforma y una factura corriente se parecen mucho en cuanto al contenido.

Lo normal es añadir:

  • Fecha de emisión.
  • Datos de identificación del proveedor.
  • Datos de identificación del destinatario.
  • Descripción del producto o servicio, cantidad, precio por unidad, etc,.
  • Base Imponible.
  • IVA.
  • Precio total.

 

Diferencias básicas entre una factura ordinaria y una proforma

A pesar de que estos datos también aparecen en una factura ordinaria, no tienen nada que ver. La principal diferencia entre ambas es que la factura ordinaria tiene validez contable y fiscal, por lo tanto, es un documento definitivo y no se puede modificar. En cambio, la factura proforma es un documento previo y no tiene validez legal.

 

Diferencias entre una factura proforma y un presupuesto

Es habitual confundir una factura proforma con un presupuesto ya que, en principio, su objetivo es parecido. Pero existen diferencias entre un documento y otro.

En primer lugar, se envían al cliente en diferentes momentos de la negociación.

En principio, cuando el cliente solicita información sobre algún servicio o producto, se le envía un presupuesto. En este caso, además del precio, generalmente se le envía una propuesta comercial.

En caso de que el cliente acepte y la pida, se le envía la factura proforma detallando todo lo que tiene que ver con la parte económica.

El proceso sería de la siguiente manera:

  1. Presupuesto.
  2. Factura proforma.
  3. Ejecución del proyecto/venta de los servicios/productos.
  4. Factura.

 

Fuente: Más Autónomo