Guía para optimizar el cobro de facturas

Cobrar facturas

 

 

Es de vital importancia gestionar correctamente la liquidez de tu empresa para evitar problemas de tesorería, cobrando las facturas pendientes a su debido tiempo. Es cierto que, en ocasiones, no podemos evitar problemas puntuales por parte de algún cliente para cobrar una factura pero, a nivel general, es un proceso que podemos facilitar y acelerar.

Ten en cuenta que, cuanto antes envíes una factura, antes cobrarás.

¿Qué puedes que hacer para cobrar tus facturas en plazo?

Lo primero, y esencial, es agilizar tu proceso de facturación. Para ello existen programas de facturación que sirven para crear y enviar facturas prácticamente al instante. Si no tienes un programa de facturación te lo proporcionamos de forma gratuita. (solo tienes que registrarte en +Autónomo. Es gratis)

Nuestro servicio de gestoría de ContaSimple te permite crear y emitir facturas en pocos segundos, conocer el estado de cobro en tiempo real y cobrar antes mejorando tu contabilidad. Hacen que ahorres tiempo y dinero.

Estos son los pasos que tienes que dar para lograr cobrar antes tus facturas:

Factura tu proyecto inmediatamente después de finalizarlo

Ten por costumbre hacer la factura y enviarla nada más terminar un trabajo o servir un producto. No te lleva apenas tiempo y es importante que lo conviertas en un hábito.

Como te decíamos anteriormente, cualquier programa de facturación te permite crear un documento sobre una plantilla que puedes personalizar, seleccionar el nombre del cliente desde un listado y realizar la factura. Todos los programas añaden por ti el número de factura y la fecha, y hasta calculan los impuesto y el total a pagar. Le das a enviar y ya está. Más fácil y rápido es imposible así que no hay excusas que te impidan expedir una factura al instante.

 

Evita errores en la factura para no tener que repetirla

Muchas veces, por culpa de las prisas, cometemos errores cuando hacemos una factura. Nos equivocamos con la fecha, ponemos mal el número de factura o algún dato del cliente. Esto significará que tendrás que rehacerla, con la consiguiente pérdida de tiempo.

Por lo tanto, es básico que tu factura sea :

  • Clara. Que toda la información que pones en ella se entienda perfectamente.
  • Detallada: El servicio que has realizado o el producto que has vendido esté bien explicado y/o detallado.
  • Correcta: Que no haya ninguna errata tanto en los datos como en los importes.

En este aspecto, una vez más con los programas de facturación evitamos todos estos errores ya que son totalmente precisos.

 

Asegúrate que el programa de facturación que elijas cuente que estas funcionalidades:

Autocompletado de datos

Es obvio que si no tienes que introducir los datos de tu cliente como el NIF, el nombre, etc., no te vas a equivocar. En muchos programas de facturación existe la herramienta de autocompletado, que consiste en que el programa se conecta al Registro Mercantil y extrae la información precisa.

Número de factura y fecha automatizados

Parece una tontería pero son dos datos en los que más veces no equivocamos. Los programas de facturación, automáticamente ponen la fecha y el número de factura, manteniendo como referencia la últimas que se ha realizado con el programa.

Cálculo de impuestos y total a pagar

Los programas de facturación evitan que tengas que volver a calcular un IVA para asegurarte que es correcto. Tú solo tienes que detallar los servicios y/o productos y su valor. El resto lo hace el programa automáticamente.

Haz seguimiento de tus facturas y toma decisiones en tiempo real

Según va creciendo tu negocio, el número de facturas aumenta llegando a complicarse el hacer un seguimiento exhaustivo de cada una de ellas, saber cuales están pendiente de cobro y cuales no, cuales hay que reclama, etc., siendo esta una parte muy importante ya que influye directamente sobre tu liquidez. Ten en cuenta que si varios clientes se retrasan en los pagos puedes tener problemas para hacer los tuyos, como por ejemplo, las nóminas, impuestos, etc.

Con los programas de facturación puedes evitar esta situación ya que de un vistazo puedes hacer un seguimiento detallado de cada factura y ver en qué estado se encuentra.

También te dan la opción de recibir notificaciones cuando tu cliente reciba tu email, lo abra, se descargue tu factura, y recibas el pago en tu cuenta. Esta información llegará a tu móvil o al terminal que tú decidas.

 

Controla las facturas impagadas

Esto es clave. Con este tipo de programas puedes conocer en todo momento es estado de tus facturas, si tu cliente la ha recibido y pagado una factura. Igualmente, puedes conocer las que no están pagadas, dándote la posibilidad de chatear con él a tiempo real y conocer qué problema tiene. Estas conversaciones se almacenan junto a la factura y así te dan la posibilidad de consultar lo hablado y reducir el intercambio de correos. De esta forma conseguirás cobrar antes invirtiendo menos tiempo.

 

Genera facturas periódicas de forma automática

Cabe la posibilidad de que tengas algún cliente al que cada mes tengas que facturarle la misma cantidad y hacerle la misma factura. Con los programas de facturación puedes emitir facturas en la fecha que tú indiques periódicamente evitando olvidos y ahorrando tiempo.

 

Fuente: Más Autónomo