Gestión de proyectos: estas herramientas pueden ayudarte

Gestión de proyectos

 

 

 

Se conoce como gestión de proyectos a un conjunto de metodologías para planificar y dirigir los procesos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y final establecidos.

En una empresa es común trabajar por proyectos, por lo tanto, el orden es fundamental. Para conseguir este orden tan necesario existen herramientas que te permiten controlar el desempeño de todas las actividades, saber qué personas desarrollan el proyecto, etc.

Para qué sirven las herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos sirven para gestionar el inicio y la evolución de un proyecto, y controlar y responder ante problemas que surjan. Al mismo tiempo, proporcionan una estructura a los trabajadores para que puedan organizarse de manera eficiente.

Estas herramientas proporcionan también un gestor de comunicación interno, resultando muy útil para agilizar las comunicaciones entre los miembros del equipo.

Herramientas que se utilizan para gestión de proyectos

Trello

Se trata de una herramienta online con metodología Kanban. Puede utilizarse tanto para la gestión de grandes proyectos como para pequeñas tareas. Es muy fácil de utilizar e intuitivo, con paneles personalizables donde puedes añadir las columnas que creas necesarias dependiendo del número de tareas.

Cada tarea puede ser asignada a alguna persona, y dentro de cada tarjeta podrás:

  • Adjuntar imágenes y archivos (desde Drive, Dropbox o tu propio ordenador).
  • Crear listas de subtareas que llevan a completar la tarea.
  • Poner una fecha de vencimiento a la tarea.
  • Añadirle una descripción a la tarea.
  • Poner etiquetas organizadas previamente para saber de un vistazo qué prioridad tiene y/o qué tipo de tarea es.
  • Añadir comentarios en los que puedes mencionar a un compañero.

Lo mejor de Trello:

  • Herramienta súper intuitiva y fácil de usar. Además, de un vistazo puedes ver cómo está yendo tu trabajo.
  • La versión gratuita te cubre la inmensa mayoría de las necesidades que genera un gestor de proyectos.
  • Es compatible con una gran cantidad de aplicaciones, como Slack, Asana o Harvest.
  • Tiene App y es bastante buena.

Lo peor de Trello:

  • Para la gestión de proyectos, un gráfico de Gantt suele ser imprescindible, pero Trello no lo proporciona.
  • Llegar a las notificaciones no es lo más intuitivo del mundo. Está en un pequeño cuadrado en la parte superior derecha y no es demasiado visible.
  • Es complicado buscar tareas específicas.

Asana

En Asana te encontrarás con un panel vacío en el que podrás crear diferentes equipos y diferentes proyectos asignados a estos equipos. Al mismo tiempo, podrás comprobar en qué punto se encuentra cada proyecto porque Asana cuenta con una barra de progreso de proyectos.

Al acceder a la herramientas, aparecerás en la página de “My tasks”. Aquí tendrás acceso a un listado de todas las tareas que tienes asignadas y el proyecto al cual pertenecen.

También tendrás “My Inbox”, que es una página para tus notificaciones y te mostrará todo lo que tenga que ver con las tareas o proyectos en los que participes.

Y si lo que prefieres es una información más visual, puedes acceder a la página “Dashboard”, donde verás el progreso del proyecto en un gráfico donde verás todas las tareas totales y las ya completadas.

En el área de la comunicación, tienes “Team Conversations”, donde podrás hablar con los miembros de tu equipo directamente de cualquier tema. Básicamente, se trata de un chat.
También, en el “Team Calendar” vas a poder ver qué hacen los miembros de tu equipo y en qué punto tienen sus tareas. Además, como los proyectos se diferencia unos de otros por colores, es mucho más fácil identificar qué está haciendo cada persona.

Los tableros son muy parecidos al Trello.

Lo mejor de Asana:

  • Herramienta muy completa.
  • División del trabajo por proyectos. Muy ordenada.
  • Útil para equipos grandes con diferentes departamentos.
  • La versión gratuita soporta hasta 15 miembros.
  • Gráficos de progreso de proyectos.
  • Su integración con herramientas como Harvest la hace muy buena para comprobar el tiempo que le dedicas a cada tarea.

Lo peor de Asana:

  • Totalmente en inglés. Habrá quienes no vean problema en esto, pero siempre es una limitación, por pequeña que sea.
  • Al principio, a veces lleva más tiempo organizar tareas que hacerlas.

Redbooth

Conocido anteriormente como Teambox, es muy intuitivo y fácil de utilizar.

En Redbooth las tareas se agrupan en columnas, al igual que en Trello y Asana. Estas tareas tienen fecha de vencimiento y una etiqueta que señala su prioridad.

Lo mejor de Redbooth es su comunicación interna, ya que cada tarea tiene su propio “muro” para que los diferentes integrantes del equipo puedan hablar sobre ella.

Tiene una pestaña llamada “Conversaciones” en la que los miembros de cada proyecto pueden hablar entre sí mediante chats, con la consecuente reducción del uso del correo.

Otros dos de sus atractivos es poder realizar videollamadas con los demás miembros del proyectos dentro de la propia herramienta, y su buscador de tareas específicas.

También te da la posibilidad de crear notas o documentos en los que trabajar todos los miembros de forma colaborativa.

Lo mejor de Redbooth:

  • La comunicación interna en forma de chats, reduciendo el número de correos y haciendo más cómodas las conversaciones entre miembros del equipo.
  • Su diseño limpio e intuitivo, que te permite saber cómo acceder a cualquier funcionalidad de la herramienta.
  • El buscador de tareas. Cuando trabajas en varios proyectos, buscar una tarea específica puede ser muy complicado. Esto lo facilita bastante.
  • El poder realizar videollamadas desde la propia herramienta.
  • Tiene una versión gratuita que es bastante completa y para pequeños proyectos puede ser suficiente.-Utilización de diagramas de Gantt para ver cómo va el proyecto.

Lo peor de Redbooth:

  • No permite personalizar la herramienta con colores corporativos, logos, etc.
  • No permite realizar informes personalizados para diferentes clientes y presupuestos.
  • Es posible que la creación de espacios de trabajo resulte conflictiva, pero lo recomendable es crear espacios en función de las tareas, y que los miembros de los departamentos se organicen en función a ellas.

Monday

De uso fácil e intuitivo. Lo más destacable es su usabilidad, ya que puedes crear procesos y tareas, asignarlas a diferentes equipos de trabajo y ver su desarrollo en un panel de control.

Con Monday podrás ver quién tiene asignada una determinada tarea y observar su progreso.

Además de crear una lista de ateas que tienes que llevar a cabo y añadir columnas para saber en qué estado se encuentran esas tareas, podrás también añadir una sección de “Preguntas y Respuestas” a las tareas.

Lo mejor de Monday :

  • Herramienta simple, intuitiva, atractiva y fácil de usar.
  • Cuenta con un gran número de tutoriales y webinars diarios.
  • Añadir una sección de “Preguntas y Respuestas” a las tareas hace que las dudas sobre las mismas se puedan resolver de una forma mucho más rápida.

Lo peor de Monday :

  • No llega para proyectos grandes.
  • Es cara para las funcionalidades que te ofrece. Y más teniendo en cuenta lo que otros competidores ofrecen en sus versiones gratuitas.
  • Su aplicación Android no tiene un soporte muy bueno aún.

Noysi

Su principal atractivo radica en la comunicación interna. Algunos ya auguran que será el próximo WhatsApp de las empresas ya que sus fundadores quieres cambiar la forma de comunicarse en las empresas.

Lo mejor de Noysi:

  • Reduce el correo interno en más de un 50%, ya que se establecen canales en los que puedes estar hablando con un compañero, con un departamento e, incluso, con toda la empresa.
  • Te proporciona almacenamiento ilimitado de archivos, ya que cuando recibes un mensaje que contiene un documento adjunto, se va a guardar automáticamente en una nube al estilo de Dropbox.
  • Disminuye la necesidad de reuniones a las reuniones ya que integra un servicio de videollamadas.
  • Cuenta con su propio gestor de tareas.
  • Tiene un blog en Medium donde explica cómo usar la herramienta y qué novedades hay.
  • Tiene un plan gratuito bastante completo. Luego, 4€ por usuario al mes.

Lo peor de Noysi:

  • Su uso puede resultar un poco complejo al principio.

 

 

Fuente: Más Autónomo