El autónomo y la inspección de trabajo: ¿qué hago?

Ante la visita de un inspector puede que nos surjan dudas sobre cómo comportarnos, qué se puede y qué no se puede hacer y cuál es la documentación que el autónomo debe aportar.

 

 

Cualquier empresario autónomo es susceptible de recibir sin previo aviso una inspección de trabajo, no tiene nada que ver con que vaya a ser denunciado, sino que la Seguridad Social las realiza de forma corriente para asegurarse de que el negocio está sometido a la normativa vigente y que no se esté incurriendo en ninguna actividad ilegal.

La inspección de trabajo puede afectar a cualquier negocio que tenga empleados, son muchos los autónomos que ante la incertidumbre de no saber a qué se enfrentan  se encuentren despistados sobre el proceso.

Desde GesTron traen algunas respuestas a las dudas que te pueden surgir con respecto a la inspección:

¿Quién puede sufrirla?

Son susceptibles de recibir una inspección de trabajo, tal como aparece en la Ley 23/2015 – Ministerio de Empleo y Seguridad Social, cualquier persona física y jurídica, de naturaleza pública o privada, comunidades de bienes y sociedades cooperativas en relación a su constitución y funcionamiento respecto a sus socios trabajadores o socios de trabajo, en cuanto a tratarse de entidades responsables del cumplir la normativa de Orden Social.

Quedarían exentos del control por parte de la Inspección de Trabajo los centros militares dependientes de la Administración militar, valga la redundancia y otros centros de trabajo que se rigen por su normativa específica, sin perjuicio en la competencia de la Inspección en materias no afectadas por la misma.

Se puede recibir la visita de la inspección por dos vías:

  1. Por medio de una denuncia, mediante numerosos medios (online, buzon, denuncia…), no quiere decir que si alguien decidiera presentar una denuncia a tu empresa se asegure el hecho de que vayan a realizarte una inspección de trabajo.
  2. Procedimiento rutinario: pueden visitarte por el simple hecho de comprobar que estás cumpliendo con todos los requisititos y obligaciones administrativas.
¿Cómo debo actuar ante una inspección de trabajo?

Es importante que te muestres colaborativo con el funcionario o funcionaria, si te pones de malas y te niegas a mostrarle la información que solicita puede incluso llamar a las fuerzas de seguridad. Asimismo, los inspectores de trabajo podrán solicitar, además del acceso a cualquier instalación o centro de trabajo, que cualquier empleado le acompañe, quedando éste obligado a ello. En el caso de que sospeches de que puede ser un fraude, estás en tu derecho de solicitar la identificación del realizador de la inspección en todo momento.

¿Qué papeles me puede pedir el inspector?

La documentación, que deberías guardar durante un mínimo de 4 años, que puede solicitarse en una inspección de trabajo, según la normativa vigente actualizada a los últimos cambios efectuados en 2015, en el que dejaba de ser obligatorio la cumplimentación del Libro de visitas, son:

  • Escritura de constitución de la sociedad
  • Resguardo de inscripción de la sociedad en la Seguridad Social
  • Libro Mayor, balances y  registros contables, incluidos los programas informáticos y archivos en soporte magnético
  • Inscripción en el IAE
  • Declaraciones oficiales y justificantes del pago o estado corriente de las retribuciones
  • Declaración del Impuesto de Sociedades
  • Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)
  • Declaración de operación con terceros (modelo 347)
  • Documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente, mutuas, etc.
  • Justificantes del abono de las cuotas o prestaciones de Seguridad Social
  • Documentos exigidos en la normativa de prevención de riesgos laborales o materias sujetas a inspección
  • Cuadro donde se refleje el horario de los empleados y un calendario laboral
  • Resumen y contabilización mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias
  • Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el resguardo de comunicación
  • Nóminas de salarios
A tener en cuenta

En el desarrollo de la inspección de trabajo, el responsable de llevarla a cabo tendrá facultad y derecho para solicitar otro tipo de datos sujetos a la actividad del negocio que puedan ser vinculantes a la hora de evaluar si se cumple con la normativa. Esto es:

  • Códigos de acceso a equipos informáticos
  • Tomar muestras, fotos, vídeos, grabación de audio, o cualquier otro formato necesario para probar la concurrencia de una situación concreta
  • Aunque el inspector tiene la autoridad de conocer la identificación de todos los empleados presentes en el centro de trabajo, estos no tendrán que enseñarle su DNI o NIE si no lo creen oportuno
  • La comparecencia del empresario o cualquiera de los empleados, que será reflejada en las actas de la inspección de trabajo
  • Derecho a determinar medidas cautelares de sospechar que puede procederse a la destrucción o modificación del escenario de pruebas