4 pautas para determinar si llamas o escribes un correo

Una de las acciones llevadas a cabo por los representantes de ventas es mantener una primera toma de contacto con el cliente.

 

 

Según el método que utilicen, tendrán una respuesta u otra. En lugar de decidir si llamar por teléfono o enviar un correo electrónico basándote únicamente en tus experiencias personales, te invitamos a seguir estas pautas.

Hora y día de la semana

Ten presente que, según las estadísticas, las tarifas de teléfono y el coste de contacto se incrementan a medida que avanza el día y la semana. Esto también se debe a que sea más difícil que una persona conteste a tu llamada porque estará más cargada de tareas.

Por lo tanto, te recomiendamos llamar hacia el mediodía, y los jueves y viernes.

Pero, ¿y si en estos días y a esas horas no hay respuesta?. Entonces deja un mensaje de voz. Las tasas de respuesta de los mensajes de voz también aumentan con el avance del día y de la semana.
Por otro lado, en cuanto al correo electrónico, el intervalo para enviar un email es más corto pero más frecuente. Puedes hacerlo durante todo el día, pero evita las horas punta, ya que es entonces cuando la gente sale del trabajo o se desplaza a reuniones.

Pero, ¿qué hacen las personas entre tarea y tarea? Miran su correo electrónico desde sus smartphones. Por lo tanto, si sincronizas tu correo electrónico con el tiempo en que es más probable que tu cliente mire su bandeja de entrada, tu correo aparecerá en la parte superior.

La importancia del asunto

Ten claro cual es tu objetivo con ese cliente en concreto. Te ayudará a determinar si vas a llamar o enviar un correo electrónico.

Si el objetivo es importante, llama por teléfono porque se requiere más perspectiva y el empleo de tus habilidades de cierre para garantizar un “si”. Además, es mucho más fácil convencer a través del teléfono, ya que se puede mantener un diálogo en tiempo real.

Si, por el contrario, el asunto no es importante, puedes escribir un correo electrónico, en el que puedes exponer el asunto brevemente.

Es llamativo el hecho de que la mayoría de profesionales de las ventas hacen lo contrario; piden reuniones a través de correo electrónico y llaman por teléfono para cuestiones sencillas.

La razón es el miedo. Tienen miedo a ser rechazados a la hora de abordar a sus prospectos por teléfono. No dejes que el miedo bloquee el camino para conectarte con un cliente. Dale la vuelta a esta ecuación y verás subir las tasas de respuesta.

El nivel jerárquico del destinatario

Independientemente de si la persona que tratas de contactar es un mando superior, intermedio o inferior dentro del organigrama de la empresa, lo ideal es hacer un intercambio de correos electrónicos para luego apoyarte en el teléfono, sobe todo en cargos de gerencia o superiores.

Generalmente, los mandos de menor nivel no suelen estar en sus despachos. Suelen viajar, pueden estar trabajando en grupos, reunidos, etc., así que es mejor que utilices el correo electrónico para comunicarte con estas personas.

El tipo de contacto

Otro factor que determina el tipo de comunicación es la personalidad del interlocutor. Esto dependerá de su edad, la naturaleza de sus trabajo, su actividad y otras cosas.

Generalmente, en el caso de los millennials, suelen comunicarse más por correo electrónico que por teléfono. Este detalle tendrás que tenerlo en cuenta cuando tengas que negociar con personas jóvenes.

También puedes encontrar otras personas que estén más dispuestas a hablar por teléfono, simplemente porque están más acostumbradas.

Para los puestos de trabajo internos puede resultar más cómodo enviar correos.

Y, para terminar, en el caso de las empresas tradicionales, por lo general, están más acostumbradas al teléfono.

 

Fuente: Más Autónomo