Aunque parezca evidente hay que incorporar en lugar visible la palabra Factura

Una factura para que sea legal al menos debe contener estos datos:

Número de factura y serie

Es el número que identifica a la factura y su numeración debe ser correlativa. Tienen que tener una continuidad.

La normativa nos permite establecer series de facturación diferentes. De este modo, podremos tener varios listados de facturas cuando haya razones que lo justifiquen. Esta práctica se suele hacer cuando el autónomo tiene varios establecimientos o tiendas desde las que se factura.

Fecha de expedición de la factura

A efectos tributarios es fundamental, pues es el periodo en el que se ha facturado la misma y el momento en el que se imputan los impuestos que le corresponden. A efectos de cobro la fecha de expedición se usa para empezar a contabilizar el plazo de pago.

Datos fiscales del emisor y receptor de la factura

La factura debe contener los datos fiscales tanto del emisor como del receptor de la factura. Estos son los datos mínimos que ha de contener

• Nombre y apellidos en caso de trabajadores autónomos.
• Denominación social en caso de empresas.
• Domicilio
• Número de identificación fiscal, DNI para los autónomos y NIF para las empresas.

Concepto, importe e impuestos de la factura

Dicho esto pasamos a describir los fallos más comunes que comenten los autónomos.

Ahhh… y aunque parezca evidente es obligatorio que incluir de forma bien visible la palabra “factura” en el documento.

Pues bien, en ocasiones por desconocimiento se comenten algunos errores, estos son los más comunes, toma nota para evitarlos:

Fallos en la cumplimentación de los datos

Si no quieres que la factura quede invalidada debe contener la identificación tanto de quien presta el servicio como del cliente.

Estos son los datos que sí o sí debe contener: NIF/CIF, fecha de emisión o numeración. Recuerda que es obligatorio hacer constar el domicilio tanto del que expide la factura como del destinatario

Fallos en la numeración o serie de la factura.

Los códigos de las facturas han de seguir o una serie o una numeración siempre correlativa con el número anterior.

Ojo, no debes emitir una factura con una numeración posterior a otra con fecha de emisión anterior. Los saltos en la serie, en caso de una inspección, se pueden interpretar cómo movimiento sospechoso.

Domicilio fiscal

Además, es común que por desconocimiento, se incluya el domicilio social en la factura emitida y no el domicilio fiscal que es el que hay que poner. El domicilio fiscal es el que comunicas a Hacienda en tu alta a través del modelo 036.

Omitir fecha y método de pago en la emisión de facturas

Es conveniente poner la fecha de vencimiento de la factura para que el cliente no la tome como factura con fecha ilimitada de pago. También es aconsejable poner el método de pago

Clarificar el concepto facturado

Es muy importante hacer una descripción adecuada y clara del producto o servicio que se ha prestado.

Desglosar el IVA

Igual que hay que desglosar el concepto facturado también hay que desglosar la base imponible y las cuotas de IVA aplicadas incluyendo los tipos (21%,10% o 4%). La factura debe especificar el total diferenciando por tipos de IVA en función de que cada producto o servicio aplique uno diferente. Recuerda que si no separas la base imponible de las cuotas de IVA, la factura no será válida y además no te podrás deducir el IVA en el modelo 303.

Aplicar la retención del IRPF si procede

No todas las facturas tienen que incluir la retención del IRPF; pero para aquellos que están obligado a ello lo han de hacer. Este es un error muy grave. De hecho el modelo 130 del IRPF ha de incluir el porcentaje de retención, que te recordamos es del 15% como normal y un 7% para los nuevos autónomos.

Enviar a la persona o departamento correcto

Equivocarse en el envío de la factura puede hacer que se retrase el pago. Pero no sólo eso. Que tu factura le llegue a otra persona implica que estas revelando datos confidenciales a terceros por lo que puedes vulnerar la Ley de Protección de Datos.

Que la factura rectificativa tenga la misma serie que el resto de facturas

Es posible que tengas un error en una factura y tenga que emitir una factura rectificativa. Importantísimo: la numeración y serie debe ser diferente.

Conservar una copia de la factura

Es importantísimo guardar para Hacienda una copia de la factura durante al menos cinco años.